Klauzula informacyjna RODO
Załącznik nr 1 do Regulaminu.
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
W związku z zapisaniem dziecka na zajęcia organizowane przez Stowarzyszenie „TO MY MALI ATLECI” informujemy, że:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie „TO MY MALI ATLECI” z siedzibą w Częstochowie przy ul. Botanicznej 27, NIP: 5732947351, REGON: 526766427, zwane dalej „Administratorem”.
Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej: kontakt.maliatleci@gmail.com.
2. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
W związku z organizacją i realizacją zajęć możemy przetwarzać w szczególności:
a) dane Rodzica lub opiekuna prawnego: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz dane niezbędne do dokonania rozliczeń;
b) dane dziecka: imię i nazwisko, grupa lub placówka, do której dziecko uczęszcza, oraz informacje niezbędne do prawidłowej organizacji zajęć;
c) w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa dziecka – informacje dotyczące jego stanu zdrowia lub szczególnych potrzeb, jeżeli zostały przekazane Administratorowi;
d) dane związane z udziałem dziecka w zajęciach, w tym informacje dotyczące obecności i dokonanych płatności.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w celu:
a) przyjęcia i obsługi zgłoszenia dziecka na zajęcia;
b) zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
c) prowadzenia rozliczeń, wystawiania i przechowywania dokumentów księgowych oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
d) kontaktu z Rodzicem lub opiekunem prawnym w sprawach związanych z organizacją i realizacją zajęć – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w zależności od sytuacji, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
e) zapewnienia bezpieczeństwa uczestników zajęć i prawidłowej organizacji zajęć – na podstawie właściwej podstawy prawnej wynikającej z obowiązujących przepisów;
f) rozpatrywania reklamacji, ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
g) prowadzenia korespondencji i obsługi zapytań kierowanych do Stowarzyszenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub, jeżeli jest to związane z zawartą umową, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
4. Dane dotyczące zdrowia dziecka
1. Jeżeli Rodzic lub opiekun prawny przekazuje Administratorowi informacje dotyczące stanu zdrowia dziecka, które mogą mieć znaczenie dla jego bezpieczeństwa podczas zajęć, dane te mogą stanowić dane dotyczące zdrowia, a tym samym dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO.
2. Takie dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa dziecka i prawidłowej organizacji zajęć oraz na podstawie odpowiedniej przesłanki określonej w art. 9 RODO.
3. Podanie informacji dotyczących zdrowia dziecka jest dobrowolne, jednak w przypadku braku informacji niezbędnych do bezpiecznego uczestnictwa dziecka w określonych zajęciach Administrator może, w uzasadnionych przypadkach, odmówić dopuszczenia dziecka do udziału w danej aktywności do czasu wyjaśnienia istniejących przeciwwskazań lub szczególnych potrzeb.
5. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:
a) dostawcy systemu ACTIVENOW, wykorzystywanego do obsługi zapisów i rozliczeń;
b) podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, informatyczne lub administracyjne – w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im usług;
c) podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa;
d) podmiotom uczestniczącym w organizacji zajęć, w zakresie niezbędnym do ich prawidłowej realizacji.
Administrator zapewnia, aby przekazywanie danych odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli w związku z korzystaniem z usług zewnętrznego dostawcy dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewni zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane:
a) przez okres niezbędny do zawarcia i wykonania umowy;
b) przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
c) przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami;
d) w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie danych jest uzasadnione inną podstawą prawną.
Po upływie odpowiednich okresów dane zostaną usunięte albo poddane anonimizacji, o ile dalsze ich przechowywanie nie będzie wymagane przepisami prawa.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Rodzicowi lub opiekunowi prawnemu, w zakresie przewidzianym przez RODO, przysługuje prawo do:
a) dostępu do swoich danych osobowych;
b) uzyskania kopii danych;
c) sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych;
d) usunięcia danych osobowych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
e) ograniczenia przetwarzania danych;
f) przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
g) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
h) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
9. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli Rodzic lub opiekun prawny uzna, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów RODO, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak podanie danych niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy jest konieczne do zapisania dziecka na zajęcia i ich prawidłowej organizacji.
Niepodanie danych wymaganych do realizacji umowy może skutkować brakiem możliwości świadczenia usług przez Stowarzyszenie.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec Rodzica lub dziecka decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
12. Aktualizacja klauzuli
Niniejsza Klauzula Informacyjna może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych osobowych lub organizacji działalności Stowarzyszenia.